ITM Story – จะทำอย่างไรเมื่องบประมาณที่ได้มาไม่เพียงพอ แต่ต้องบริหารให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้

IT Budget Planning หรือ การวางแผนจัดทำงบประมาณสำหรับ IT projects หรืองานต่างๆที่เราต้องการให้เกิดขึ้นในปีถัดไปนั้นเป็นความรับผิดชอบหนึ่งของบรรดาเหล่า IT management ทั้งหลาย..

ซึ่งในหลายๆครั้ง ความยากหรือง่ายกว่าที่งบประมาณของเราที่ได้นำเสนอขึ้นไปจะได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารท่านต่างๆนั้นจะขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายๆอย่าง เช่น ระดับความสำคัญขององค์กรนั้นๆที่มีต่อระบบ IT รวมไปถึงความเข้าใจของผู้บริหาร เป็นต้น.. โดยสิ่งเราสามารถทำได้มีเพียงแค่ IT management แต่ละท่านต้องทำทุกทางเพื่อให้ผู้บริหารเข้าใจและอนุมัติงบประมาณตามที่เราได้วางแผนเอาไว้เท่านั้น..

ซึ่งในหลายๆครั้ง งบประมาณที่เราได้รับลงมานั้น จะไม่เป็นตามที่เราคาดหวังเอาไว้เลย เราอาจจะมีความรู้สึกอยากจะกรีดร้องออกมาแทบจะทันที หลังจากที่เราได้เห็นงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติลงมาให้กับแผนก IT ของเรา…

ทำไมมันน้อยอย่างนี้วะเนี่ย.. เงินแค่นี้จะทำอะไรได้ แค่จะต้องซื้อเครื่อง computer มาทดแทนเครื่องที่หมดอายุในปีที่จะถึง ก็ยังจะไม่พอแล้วเลย.. อยากจะให้ IT เข้ามาช่วยให้การทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นแต่งบประมาณที่ให้มานี่สวนทางกันโดยสิ้นเชิง..

แต่เอาหละ ในเมื่อเราสามารถที่จะขอให้ทางองค์กรอนุมัติงบประมาณที่มากที่สุดเพียงเท่านี้ ต่อไปก็เป็นหน้าที่ของเหล่า IT management ทั้งหลายที่จะต้องแสดงฝีมือกันละว่า จะจัดสรรเงินก้อนนี้อย่างไร เพื่อให้แผนก IT สามารถที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรให้ได้ด้วยงบประมาณที่จำกัดนั่นเอง..

บทความนี้ผมจะมาเล่าถึงประสบการณ์ที่ผ่านมาว่าผมมีแนวคิด แนวทาง การจัดการปัญหาและสิ่งที่ท้าทายที่เกิดขึ้นในการทำ IT Budget Planning และการจัดการงบประมาณที่ได้รับได้อย่างไรบ้าง โดยที่เราจะต้องไม่ให้มีผลกระทบที่ไม่ดีเกิดขึ้นโดยเด็ดขาด.. ลองมาดูกันครับ

#Real Case Experience: IT Budget Planning

โดยปกติแล้วในช่วงเวลาประมาณเดือนมิถุนายนของทุกๆปี ผมจะต้องเริ่มวางแผนว่า ผมมีอะไรบ้างที่อยากจะให้เกิดขึ้นในปีถัดไป..

ในปีที่่ผ่านมาก็เช่นกัน ผมเริ่มที่จะรวบรวมรายการของงานและสิ่งต่างๆที่ผมต้องการให้เกิดขึ้นในปีหน้า โดยจุดมุ่งหมายหลักก็เพื่อให้บุคลากรในองค์กรได้รับประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้นจากการปรับปรุงการทำงานโดยนำเอา technology ใหม่ๆเข้ามาช่วยและรวมไปถึงต้อง list ออกมาด้วยว่ามีสิ่งใดบ้างที่เป็นสิ่งที่ต้อง maintain ให้สิ่งเหล่านั้นทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ สิ่งเหล่านี้ส่วนมากจะเกี่ยวข้องกับ IT fundamental ต่างๆเช่น infrastructure, hardware, software เป็นต้น..

Capital Expenditures (CAPEX) ที่ผมได้วางแผนเอาไว้สำหรับปีหน้านั้น แบ่งออกมาได้ 2 ประเภทหลักใหญ่ๆคือ

  1. End User Equipment Investment (EU) โดยจะเป็นงบประมาณเพื่อที่จะนำมาซื้อเครื่อง computer สำหรับพนักงานใหม่และสำหรับการซื้อเครื่องทดแทนเครื่อง computer ที่มีอายุครบ 4 ปีในปีถัดไป และ..
  2. Infrastructure Equipment Investment (IU) โดยในส่วนนี้จะเป็นงบประมาณสำหรับการบำรุงรักษาและปรับปรุง fundamental infrastructure ขององค์กรเช่น การเดินสาย cable เพิ่มเข้าไปยังบางพื้นที่การผลิต, การเพิ่ม wireless access point, และการเพิ่มเครื่อง server เป็นต้น

(เรื่องราวที่จะเล่าในบทความนี้จะเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับ EU investment..)

ตัวเลขที่ผมได้คำนวณออกมาและได้นำเสนอขึ้นไปให้กับทาง CIO ที่ headquarter นั้นจะตกอยู่ที่ 90,000 € โดยแบ่งออกเป็นส่วนของ EU 62,000 € และของ IU ที่ 28,000 € ซึ่งตัวเลขนี้ลดลงจากปีก่อนหน้าที่ 86,000 €

โดยรวมแล้วไม่น่าจะมีปัญหาใช่มั้ยครับ เพราะงบประมาณที่ได้นำเสนอขึ้นไปนั้นน้อยกว่างบประมาณของปีปัจจุบันด้วยซ้ำ.. แต่ชีวิตมันไม่ง่ายแบบนั้นหนะสิ..

ผมได้รับ email จาก headquarter กลับมาในอาทิตย์ต่อมาว่า..

Hi Bird, Thailand: I got a top down limit from Division Controlling about 60 TD Euro. Please think about options for reduction.

โดยสรุปก็คือผมได้งบประมาณมาเพียงแค่ 60,000 € เท่านั้น!! 60,000!!! Seriously!! แค่เอามาใช้สำหรับซื้อเครื่อง computer ให้กับพนักงานใหม่และเปลี่ยนเครื่อง computer ที่จะหมดอายุการใช้งานก็ยังไม่พอแล้วเลย!! What!! จะเอาที่ไหนไปใช้สำหรับการเดินสาย cable หรือปรับปรุง infrastructure!!

หลังจากปรี๊ดแตกอยู่คนเดียวได้ซักพัก ผมก็ต้องกลับมาสู่โลกความเป็นจริงว่า 60,000€ ไม่พอยาไส้แน่ๆ ทุกวันนี้พนักงานบางส่วน ซึ่งเป็นจำนวนไม่น้อยเลยที่ต้องใช้เครื่องที่มีอายุมากกว่า 5 ปีจากข้อจำกัดของงบประมาณในปีที่ผ่านๆมา ซึ่งเครื่องเหล่านั้นได้หมด warranty ไปแล้ว บางเครื่องเราต้องซื้อ warranty เพิ่มให้ในแต่ละ caseๆ ไป ซึ่งมันมีผลกระทบที่ตามมาต่างๆมากมาย ทั้งเรื่องการ control, เรื่อง MA (Maintenance Service Agreement) และสำคัญที่สุดเรื่องประสิทธิภาพของตัว computer เหล่านั้น..

เอาหละถึงเวลาต้องแก้ปัญหากันแล้ว.. สิ่งที่ผมทำเป็นอันดับแรกคือ ต่อรอง!! ใช่ครับ ผมจะต้องพยายามทำทุกวิธีเพื่อให้ทาง headquarter เพิ่ม budget ให้มากขึ้นให้ได้ นี่เป็นจุดเริ่มของการเริ่มต่อรองทีละน้อยเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ผมต้องการให้ได้…

ผมเริ่มต้นจากสรุปและส่งข้อมูลทั้งหมดให้ทาง headquarter เพื่อให้ทางนั้นพิจารณาอีกครั้ง โดยข้อมูลนั้นต้องสนับสนุนว่างบประมาณที่ผมได้ทำการเสนอไปนั้นเป็นตัวเลขที่ reasonable แล้ว เช่นจำนวนของเครื่อง computer ที่มีอายุมากกว่า 5ปี ทั้งหมดรวมไปถึงจำนวนเครื่อง computer ที่จะครบ 4 ปีในปีที่จะถึง, ราคาของเครื่อง computer ในแต่ละ model รวมไปถึงแสดงให้ทาง headquarter เห็นถึง saving ต่างๆ ที่ได้เกิดขึ้นก่อนที่จะสรุปออกมาเป็นงบประมาณที่ได้ขอขึ้นไป..

Hi Peter, It is ok to cut proxy server from the plan.

However, computer replacement is highly critical since we have postponed from last year budget (63 computers carry over from this year and 40+ computers out of warranty next year – 100+ in total). I understand that we cannot support all of them so we just select only critical 61 computers to be replaced and preparing 9 for new headcounts if any. And what we did is that we have negotiated with suppliers to reduce cost per computer for 12% comparing last year (39K THB to 35K THB).

We really need at least 80K€ to support operation expansion in year 2019. Please let me know if controller need any supported information. Thanks in advance.

ผมได้ทำการปรับบางส่วน โดยลด budget ที่ต้องการลงเล็กน้อย ถ้าผมยังยึดตัวเลข 90,000 € นั้น อาจจะทำให้เหมือนรู้สึกว่าเราไม่ได้กลับมา review อีกครั้ง แต่อย่างไรก็ตามผมก็ยังต้องยึดตัวเลขที่แสดงให้เห็นว่าจำนวน budget ที่ได้เสนอขึ้นไปตอนแรกนั้นก็เป็นจำนวนเงินที่เราคำนวณมาไว้เป็นอย่างดีแล้วสำหรับสิ่งที่ดีที่สุดกับบริษัท…โดยการลดเงินจะเป็นการลดสิ่งที่เราสามารถที่จะเลื่อนออกไปได้เท่านั้น ในกรณีของผมคือการเลื่อนการซื้อ proxy server ออกไปนั่นเอง..

แต่แล้วหลังจากนั้น 1 อาทิตย์สิ่งที่ได้รับกลับมาคือ…

Sorry , as I already mentioned. We got a limit from Division Controlling of 60 TD Euro. So please reduce your demands.

What!!! ยังคงยืนยัน 60,000 € เท่านั้น เอาไงกันดีหละทีนี้… แต่ถ้ายอมกันง่ายๆก็ไม่ใช่ผมแล้วหละครับ.. ต่อรองต่อสิครับ โดยเหตุผลของผมคราวนี้ก็คือ ผมต้องการแสดงให้เห็นว่าสิ่งที่เราเสนอคิดไปนั้นสำคัญมากจริงๆ ผมได้ส่ง email กลับไปเพื่อที่จะให้ยืนยันกับทางนั้นให้เห็นว่าสิ่งนี้มีผลกระทบกับการทำงานของพนักงานโดยตรงนั่นเอง..

Dear Peter, To maintain our level of IT services, we need at least 80TD euro, 60 TD euro for computer maintenance and other 20 TD euro for hardware and infrastructure maintenance. Please let me know if you still have any questions.

Is it OK for 80TD euro after how critical clarification? (61 replacement + 9 spare computers for new headcounts = 62 TD euro)

ซึ่งในรอบนี้หลังจากที่ผมยังคงยืนยันที่ตัวเลขน้อยที่สุดที่ผมจะสามารถนำมาจัดการเพื่อที่จะไม่ให้เกิดผลกระทบต่อการทำงานขององค์กรนั้น ทาง headquarter นั้นได้เริ่มที่จะเปิดรับฟังและมีการพิจารณาใหม่อีกครั้งนึง

Hi Bird, By end of this week we will get back all requests from each location. On Monday I have a meeting with controlling to merge and consolidate all requests. In total the top down target (limit) given by division have to meet.

After the meeting I can  give you a final feedback which budget would be feasible for each plant.

ในช่วงเวลาที่ทำการต่อรองกับทาง headquarter อยู่นั้น ผมต้องเตรียมรับมือสำหรับ worst case scenario ถ้าทางนั้นยังคงยืนยันที่จะให้งบประมาณสำหรับปีถัดไปแค่ 60,000 €..

ในปัจจุบัน ผมใช้วิธีการซื้อเครื่อง computer มาใช้งานซึ่งวิธีการซื้อนั้นจะอยู่ในรูปแบบของ CAPEX ดังนั้นถ้าเราได้รับงบประมาณส่วนนี้ไม่เพียงพอ สิ่งที่สามารถทำได้คือถ้าเช่นนั้นเราก็หาทางเปลี่ยนจาก CAPEX เป็น Operating Expenditure (OPEX) โดยการใช้วิธีการเช่าใช้แทนที่จะซื้อเครื่อง computer มาเป็น fixed asset ของบริษัทนั่นเอง..

แม้ว่า Lease solution จะมีข้อดีต่างๆมากมาย แต่ปัญหาก็คือ financial leasing service นั้นมีข้อจำกัดในการให้บริการ ซึ่งงบการเงินของบริษัทจะเป็นตัวแปรที่จะบอกว่าทาง financial services เหล่านั้นสามารถที่จะให้บริการแก่บริษัทเราได้หรือไม่…

เช่นเคย.. ข่าวร้ายก็คือ งบการเงินบริษัทเป็นตัวแดง เนื่องจากแนวทางการส่งรายได้ขึ้น Headquarter และเก็บค่าใช้จ่ายไว้ที่แต่ละประเทศ ทำให้ไม่มี financial services เจ้าไหนตอบรับการให้บริการเช่าใช้กับทางบริษัทของผมเลยนั่นเอง… ซึ่งที่ผมยังคงทำต่อไปก็คือ ยังคงหาต่อไปว่าอาจจะมี financial service บางราย ที่สามารถให้บริการผมได้ ถึงแม้ว่า interest rate อาจจะสูงกว่าปกติ..

และแล้วก็มาถึงวันที่รอคอย.. ทาง headquarter ได้อนุมัติตัวเลขงบประมาณสุดท้ายมาที่ 80,000 € (57,000 € สำหรับ EU และ 23,000 € สำหรับ IU) จากเดิมที่ทางนั้นอนุมัติมาให้เพียงแค่ 60,000 €  เท่านั้น.. โดย 80,000 € นี้เป็นตัวเลขที่ผมสามารถนำมาจัดการได้นั่นเอง..

เรื่องราวดูจะสดใสหลังจากที่ได้งบประมาณมาในจำนวนที่ผมพอใจใช่มั้ยครับ.. แต่เรื่องราวมันไม่จบง่ายเช่นนั้นเหมือนเคย..

ในเดือนมกราคมปีนี้ผมได้เริ่มทำ request ขอเปิด internal order สำหรับ 2 investment ที่ได้รับการอนุมัติเอาไว้เมื่อปีที่ผ่านมา สำหรับที่จะนำมาใช้ในการเปิดใบสั่งซื้อ… (ต้องรีบเปิด รีบใช้ ไม่งั้นเดี๋ยววันดีคืนดี ทาง Headquarter เกิด ต้องการลด cost เดี๋ยวจะงานเข้าอีก)

สิ่งที่เกิดขึ้นคือ.. ครับ มีการปรับ budget โดยที่ไม่แจ้งล่วงหน้าอีกแล้ว!! ซึ่งคราวนี้ประตูที่จะต่อรองปิดสนิทเลย ทาง headquarter ลดจาก 80,000 € มาเป็น  72,000 €!!

Dear Bird, yes, this was the status in the summer. But we had to reduce the budget (board decision). The official finance plan are 50 k€ for project 59293 and 22 k€ for project 59292

เช่นเคย ต้องแก้ไขปัญหาให้ได้อีกครั้ง สิ่งที่ต้องทำยังคงต้องทำให้ได้ ด้วยเงินที่น้อยลง.. ตอนนี้โจทย์ก็คือ “เครื่องที่เหมาะสมสำหรับการทำงาน ด้วยราคาที่ต้องถูกลงแต่คุณภาพต้องเท่าเดิมหรือดีกว่าเดิมเท่านั้น”

ปัจจุบันที่บริษัทมี 3 models หลักๆคือ desktop computer,  laptop สำหรับพนักงาน และ laptop สำหรับผู้บริหาร…

สิ่งที่ได้จากการวิเคราะห์ (analysis) การใช้งานเครื่อง computer ของบริษัทมีตัวอย่างดังนี้

  • ผู้บริหารไม่ได้ต้องการเครื่องที่มีประสิทธิภาพสูง
  • ผู้บริหารต้องการเครื่องที่เล็ก สะดวกต่อการพกพา
  • พนักงานต้องการเครื่องที่สามารถนำไปใช้งานในที่ต่างๆได้
  • พนักงานบางคนเท่านั้นที่จำเป็นต้องได้รับเครื่องที่มีประสิทธิภาพสูง
  • Desktop computer ครบ set มีราคาสูงกว่าเครื่อง Laptop

ดังนั้นสิ่งที่ผมให้น้องในทีมหาข้อมูลมาให้เพิ่มถึงความเป็นไปได้ที่จะนำอุปกรณ์อื่นๆเช่น Surface Go สำหรับผู้บริหารบางท่าน หรือการปรับ ลด เพิ่ม computer specification ของเครื่อง computer ให้เหมาะสมกับงานของพนักงานคนนั้นๆ เช่นการปรับ เพิ่ม ลด CPU หรือ Harddisk รวมไปถึงข้อจำกัดต่างๆของ Software ของบริษัทที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการเลือก model ของ computer ที่นำมาใช้งานด้วยเป็นต้น

สุดท้ายแล้วผมได้สรุป model ทั้งหมด 4 รุ่น แต่ละรุ่นจะเหมาะกับงานของพนักงานแต่ละคนมากขึ้น โดยจำนวน 4 รุ่นนั้นเป็นตัวเลขที่ไม่มากจนเกินไปในการ manage ของทีมงานของผมนั่นเอง..

สิ่งที่เกิดขึ้นตอนนี้คือผมสามารถเตรียมเครื่อง computer สำหรับพนักงานใหม่ที่จะเข้ามาและเปลี่ยนเครื่องที่หมดอายุได้ทั้งหมด โดยคุณสมบัติของเครื่อง computer ที่จะซื้อครั้งนี้นั้น เหมาะสมกับการทำงานมากกว่าเดิม เร็วกว่าเดิม (จากการเปลี่ยน harddisk แบบเดิมเป็น solid state drive) ด้วย budget ที่น้อยลงและยังมีเงินเหลือสำหรับค่าใช้จ่าย unplanned ที่อาจจะเกิดขึ้นมาในระหว่างปีนี้ได้นั่นเอง…

ในครั้งต่อไปผมจะมาเล่าถึงปัญหา ความท้าทาย และวิธีการจัดการงบประมาณที่เกี่ยวข้องกับ Infrastructure Investment ที่ผมได้จัดการไปกันครับ ครั้งนี้ถ้าใครมีข้อสงสัยหรือข้อแนะนำต่างๆ รบกวนมาเล่ามาแชร์กันบ้างนะครับ อาจจะทำให้มี ideas ใหม่ๆที่สามารถนำไปปรับใช้ได้ต่อไป..


Vocabulary:

  • Budget = งบประมาณ
  • Planning = การวางแผน
  • Investment = การลงทุน
  • Maintain, Maintenance = การบำรุงรักษา
  • Capital Expenditures (CAPEX) = ค่าใช้จ่ายสำหรับการลงทุนหรือสำหรับการบำรุงรักษาสินทรัพย์ถาวรเช่น ที่ดิน, สิ่งก่อสร้าง, เครื่องจักรต่างๆ
  • Fixed assets = สินทรัพย์ถาวร
  • Operating Expenditure (OPEX) = ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน
  • Specification = รายละเอียด
  • Headquarter = สำนักงานใหญ่
  • Interest rate = อัตราดอกเบี้ย
  • Lease = การเช่า
  • Fundamental = พื้นฐาน

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *